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Controladoria

 

Cartilha

Cartilha sobre Adiantamentos

(Despesas miúdas de pronto pagamento).

Como conceder, aplicar e prestar contas de adiantamentos.

Secretaria da Fazenda

Unidade Central de Controle Interno

Aos Servidores municipais

A presente Cartilha sobre Adiantamentos (despesas miúdas de pronto pagamento) - como conceder, aplicar e prestar contas - foi desenvolvida pela Unidade Central de Controle Interno visando esclarecer, desde o servidor que recebe o adiantamento até o Ordenador de Despesa que o autoriza, no âmbito do Poder Executivo Municipal, passando por aqueles servidores a quem compete efetuar o controle interno dessas “despesas miúdas de pronto pagamento”.

Não se pretende, com este documento, esgotar todas as dúvidas sobre esse tema nem se trata de um documento definitivo, pois alterações poderão surgir futuramente tendo em vista a nova conjuntura e alterações na legislação.

Com a publicação desta Cartilha, a Unidade Central de Controle Interno do município dará continuidade a sua atuação preventiva e orientativa, visando eliminar erros involuntários por parte dos servidores na aplicação de recursos públicos, suscitando tempestivamente as ações corretivas por parte daqueles que devem efetuar o controle interno dos Órgãos do Poder Executivo Municipal.

Indaiatuba, 15 de julho de 2016.

Unidade Central de Controle Interno

Secretário da Fazenda

Objetivo

Facilitar o esclarecimento das dúvidas sobre as perguntas mais frequentes com relação à concessão, aplicação e prestação de contas de adiantamentos para os servidores que recebem recursos à conta de adiantamentos, e também aos operadores de administração, finanças e planejamento e aos responsáveis por recebimento de materiais e serviços e aos tomadores de contas.

1 - O que é adiantamento?

Adiantamento é a entrega de numerário (valor que fica disponível) a servidor em exercício qualquer que seja a sua vinculação (estatutário, comissionado, ou empregado público contratado na forma da C.L.T.).

2 - Podem ser realizadas quaisquer despesas com recursos de adiantamento?

Não, somente em casos excepcionais, quando a despesa não puder subordinar-se ao processo normal de aplicação.

3 - Quais as despesas que podem fazer parte do processo de adiantamento?

Despesas de pronto pagamento.

Despesas com eventos culturais.

Despesas com eventos esportivos.

4 - Quais documentos aceitos na prestação de contas?

a) Não serão aceitas notas fiscais ou recibos ou quaisquer comprovantes de pagamentos similares com data anterior ao recebimento do adiantamento, ou posteriores a data de prestação de contas.

b) Não serão aceitas notas fiscais, recibos ou quaisquer comprovantes de pagamento similares com rasuras, emendas ou alterações que lhes prejudiquem a clareza e a exatidão.

c) Não serão aceitas notas fiscais que estejam descritas como: material de escritório, Material de limpeza etc., todas as notas deverão ser discriminando os produtos que foram realmente comprados.

d) Não serão aceitas notas de combustível que sejam de Indaiatuba, e as notas que forem emitidas fora da cidade deverão ser claramente justificadas e identificadas com a placa do veículo, quilometragem e nome e assinatura do motorista e o CNPJ da Prefeitura.

e) Não poderá ser feito o fracionamento de um mesmo tipo ou lote de aquisição ou de um mesmo serviço de caráter continuado.

f) Todas as notas fiscais deverão ser claramente justificadas.

g) Quanto aos recibos de pedágios, deverão conter a razão social da empresa prestadora de serviços, identificação do veículo, destino e motivo da viagem.

h) Deve ser mantida a ordem das notas fiscais por data de emissão, tanto no preenchimento do demonstrativo quanto na colagem das notas.

i) Não podem ser oferecidos almoços, lanches etc. (na cidade) a funcionários ou terceiros com dinheiro de caixinha

j) Não podem ser oferecidos presentes ou similares em quaisquer circunstâncias.

Despesas com viagens precisam ser bem fundamentadas, de forma clara e não genéricas, como o objetivo da missão oficial, o nome de todos os participantes, a comprovação dos gastos e relatório objetivo das atividades realizadas, o destino visitado e os serviços que foram realizados no local.

As notas de refeições deverão ser justificadas com a quantidade de pessoas que foram viagem, seus nomes e o motivo da viagem.

As prestações de contas concedidas em novembro de cada exercício, deverão ser efetuadas a prestação de contas até no dia 10 de dezembro de cada ano.

5 - Quem deve conceder o adiantamento?

Prefeito Municipal.

6 - Qual o prazo de prestação de contas?

O prazo de prestação de contas do adiantamento é de 45 (quarenta e cinco) dias, contados a partir da data da do recebimento.

O prazo de prestação de contas de adiantamento para viagens e de 15 (quinze) dias corridos da data do retorno da viagem.

E considerado atraso quando a prestação de contas e entregue na contabilidade após o prazo citado acima. Com multa de atraso de 1% ao mês sobre o valor total do adiantamento, conforme lei 2043/84.

7- Qual a forma de se conceder o adiantamento?

O adiantamento será concedido em nome do servidor.

A concessão de adiantamento será sempre precedida de nota de empenho.

Para determinar a emissão do empenho o ordenador de despesa deverá ter em mãos, em quaisquer dos casos, a solicitação do interessado contendo o detalhamento da destinação do recurso.

8 - Podem ser adquiridos materiais permanentes com recursos de adiantamento?

Pela interpretação do art. 68, da Lei n° 4.320/64, não é recomendável a aquisição de material permanente e realização de obras por meio de adiantamento, por serem despesas que se subordinam ao processo normal de aplicação, ou seja, empenho, liquidação e pagamento.

9 – Quais os limites para a concessão de adiantamento?

Para compras de materiais e serviços – o valor correspondente não poderá ultrapassar a cada um deles o limite de 200 (duzentas) UFESP-Unidade Fiscal do Estado de são Paulo, vigente no dia da realização do empenho.

As despesas miúdas de pronto pagamento deverão limitar-se ao valor correspondente a 16(dezesseis) UFESP – Unidade fiscal do Estado de São Paulo, por documento fiscal. Alterado pelo Decreto 12.958/17

As despesas quando realizadas fora do Município, fica estabelecido em até 1,6 (um inteiro e seis décimos) UFESP – Unidade Fiscal do Estado de São Paulo, valor máximo permitido, sendo vedado gastos com bebidas alcoólicas, sobremesas e afins. Alterado pelo Decreto 12.958/17

As despesas com alimentação quando realizadas fora do estado de São Paulo, fica estabelecida em ate 2,79 (dois inteiro e setenta e nove décimos) da UFESP- Unidade Fiscal do Estado de São Paulo, valor máximo permitido, sendo vedado gastos com bebidas alcoólicas, sobremesas e afins. Alterado decreto 13.018/17

As despesas com aquisição (confecção) chaves e carimbos, devem constar no demonstrativo de MATERIAL DE CONSUMO- Nota fiscal de venda, quando tratar-se de carimbo, deverá ser formalizado através de pedido e com a identificação do carimbo assinado pelo solicitante.

Todos os veículos que apresentarem problemas mecânica/elétrico/pneus, deverão ser primeiramente encaminhados a oficina mecânica para avaliação, e caso necessite de serviços externos, será encaminhado ao local adequado para os reparos, devendo ser precedido de pesquisa de preço de pelo menos 3 (três) prestadores/fornecedores.

10 - Quais são as normas de controle interno relativas a adiantamentos?

a) Ter cobertura orçamentária para a realização da despesa;

b) A despesa tem que ser precedida de licitação quando acima do limite fixado;

c) Ser previamente empenhado no ato da concessão;

d) A despesa deve ser atestada por funcionário credenciado para tal;

e) As despesas de adiantamentos estão sujeitas a todos os registros contábeis;

f) O preço dos materiais e serviços devem guardar conformidade com os preços praticados no mercado;

g) A qualidade dos materiais e serviços devem ser rigorosamente verificadas;

h) A quantidade e a especificação técnica do material deve ser objeto de conferência rigorosa;

i) Os bens de consumo adquiridos mediante adiantamento devem merecer o mesmo zelo dispensado aos adquiridos através do processamento normal da despesa, pois, trata-se de recurso público;

j) Os adiantamentos não devem ser aplicados em despesa distinta daquela para o qual foi solicitado, constituindo desvio de finalidade a sua aplicação em desacordo com o detalhamento da destinação do recurso;

k) Os pagamentos deverão ocorrer de forma imediata ( á vista em espécie ou no débito). Não serão aceitos pagamentos efetuados com cartão de credito a vista, ou parcelado ou cheque pré-datado ou a vista.

l) A aplicação deve ser obedecida rigorosamente, o elemento de despesa onde foi empenhado;

m) Os saldos não aplicados devem ser devolvidos à conta de indenizações e restituições e anexados os documentos de arrecadação da receita respectiva.

11 – O que acontece com servidor que não prestar conta?

Os órgãos de contabilidade e finanças/ou Controle Interno, deverão providenciar tomadas de contas dos servidores inadimplentes (em atraso com as prestações de contas de adiantamentos)

Depois de concluída a Tomada de Contas o Ordenador de Despesas deve encaminhá-la a Controladoria Geral do Município e a Corregedoria do Município para aplicação das penalidades previstas no decreto 2.043/84.

12 – O que é a tomada de contas?

Trata-se de processo no qual o servidor responsável por adiantamento que não tenha prestado contas voluntariamente é obrigado a prestar contas do valor recebido à conta de adiantamentos ou devolver esse valor aos cofres públicos.

13 – Se não for instaurado o processo de tomada de contas o que acontece?

Os órgãos de contabilidade e finanças e o ordenador de despesas são cooresponsáveis, sujeitando-se as penalidades impostas (Multas e restituição ao Erário Público do valor recebido como adiantamento).

14 -A quem não pode ser concedido adiantamento?

Nas seguintes situações:

a) Ao servidor responsável por 01 (um) adiantamento que ainda não tenha prestado contas;

b) Em atraso com prestação de contas;

c) Em alcance, isto é, em processo de tomada de contas regular ou penalidade aplicada pelo Tribunal de Contas e cujo valor ainda não tenha sido recolhido;

d) A servidor de licença, em férias ou afastado;

15 - Qual a responsabilidade do Ordenador de Despesa pela má aplicação do recurso ou não prestação de contas?

O Ordenador de Despesa é responsável pela má aplicação do recurso desde que aprove a prestação de contas do servidor com irregularidade.

Pela conivência com o responsável pelo adiantamento na má aplicação do recurso público.

16 - Quais documentos que devem compor a prestação de contas?

Os seguintes documentos:

a) Cópia do ato de concessão do adiantamento em que figure a data da concessão e prazo fixado para sua aplicação;

b) Primeira via ou cópia da nota de empenho e liquidação ou documento equivalente, com a inteira qualificação do credor;

c) Primeiras vias dos comprovantes das despesas efetuadas, numeradas numa sequência lógica, inclusive os provenientes de viagens, exceto no caso de despesas reservadas ou confidenciais no âmbito da Administração Direta em que será admitida a relação contendo os números dos documentos, os quais ficarão em poder do Ordenador de Despesa;

d) Original do comprovante de depósito bancário, relativo ao saldo do adiantamento devolvido, quando o valor aplicado for menor do que o concedido.

e) Cópia da ordem bancária, boletim de crédito, cheque ou documentos equivalentes, se houver, com o carimbo do banco, quando for o caso;

f) Demonstrativo da receita e da despesa em que esteja evidenciada a movimentação ocorrida com o recurso recebido como adiantamento;

g) Declaração do responsável pela aplicação do recurso em que conste que o mesmo tem pleno conhecimento das normas que regulam o regime de adiantamento.

17 - Quais as providências no caso de o valor aplicado ser maior que o concedido?

O servidor deverá tomar todas as precauções no sentido de que o valor aplicado não ultrapasse o valor concedido.

Todavia, caso o valor aplicado seja superior ao concedido, deverá anexar à prestação de contas uma declaração de que está desistindo do ressarcimento pelo Erário Público.

18 - Quais as características dos comprovantes da despesa realizada?

Os comprovantes da despesa realizada com recursos oriundos de adiantamentos têm as mesmas características de quaisquer documentos relativos a despesas subordinadas ao processo normal de pagamento.

As principais características são as seguintes:

1) Os documentos fiscais, notas fiscais de vendas, notas fiscais de prestação de serviços – pessoa jurídica, faturas e recibos de pessoas físicas, não deverão conter emendas, rasuras e acréscimos;

2) Deverão ser emitidos por quem forneceu o material ou prestou o serviço;

3) Deverão estar em nome do órgão a que pertencer o servidor responsável pelo adiantamento;

4) Deverão ainda constar obrigatoriamente:

a) A data da emissão que deverá ser sempre igual ou posterior à data da concessão do adiantamento;

b) O detalhamento do material fornecido ou do serviço prestado evitando-se generalizações ou abreviaturas que impeçam o conhecimento da natureza das despesas e da unidade fornecida de materiais ou serviços (discriminação da quantidade de produto ou de serviço);

c) Os serviços prestados por pessoas físicas deverão ser exigidos:

- Nota fiscal avulsa de prestação de serviços que estejam devidamente inscritos no cadastro municipal;

- Recibo de pagamento de autônomo que deve conter o número do Registro Geral (RG), CPF e inscrição no INSS, se for o caso.

19 - O servidor pode pedir ressarcimento de valor aplicado antes da concessão do adiantamento?

É vedada a indenização de valor aplicado anterior à data da concessão do adiantamento.

20 - A data do documento poderá ser superior ao prazo fixado para aplicação?

Não será admitido documento com data de emissão que seja superior ao prazo fixado para aplicação.

21 - Por que, e por quem deverão ser atestados os comprovantes de despesas?

Para comprovar que o efetivo recebimento do material e da prestação de serviço quanto à quantidade, à qualidade adquirida.

Os comprovantes de despesas deverão ser atestados por servidor suficientemente identificado (cargo, função, assinatura legível) e que seja detentor de adiantamento,

22 - Poderá a aplicação do adiantamento ultrapassar o exercício financeiro?

A aplicação do adiantamento deverá obedecer ao exercício financeiro da sua concessão, exceto nos seguintes casos:

a) Concedidos para atender diligências especiais;

b) Em caráter de urgência ou situação extraordinária.

23 - Em que conta deverá ser depositado o saldo de adiantamento não aplicado?

Deverá ser depositada em conta bancária, devidamente indicada pela Secretaria da Fazenda do Município, gestor do Sistema Financeiro do Município.

24 - A quem compete a aprovação e o encaminhamento da Prestação de Contas a Secretaria da Fazenda.

Após a Prestação de Contas ser aprovada pela autoridade imediatamente superior, conforme previsto no artigo 14 parágrafo 8º da lei 2043/84, caberá ao Titular da Pasta ou a Autoridade Superior encaminhá-la a Secretaria da Fazenda.

É facultado ao Ordenador de Despesa submeter o processo de Prestação de Contas do adiantamento à Unidade Central de Controle Interno, dentro dos 30 (trinta) dias previstos para essa prestação de contas, sem prejuízo de encaminhamento a Controladoria Geral.

25 - Qual a principal providência quando do registro do Adiantamento na Secretaria da Fazenda?

Na emissão do Pedido de Empenho, deverá ser preenchido o campo específico de Adiantamentos.

Os responsáveis pelos setores de Contabilidade e Finanças da Prefeitura devera proceder aos registros de responsabilidade por ocasião da concessão e baixa por ocasião da Prestação de Contas devidamente aprovada pelo Ordenador de Despesas.

26) Como solicitar e realizar prestação de contas de adiantamento?

Para solicitar pedido de adiantamento e realizar prestação de contas e necessário acessar o sistema de caixinha conforme manual do Depin em anexo.

27) Conduta com o gasto Público.

Investido da responsabilidade o Agente Público almejando a concretização do objetivo precípuo da Administração Pública que é o bem-estar social, gerindo os recursos públicos do povo e para o povo, deve guiar-se pelos Princípios da Administração Pública, embasando todos os seus atos na legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, todos preceituados pela Constituição Federal de 1988 em seu Capítulo VII – Da Administração Pública, especificamente em seu artigo 37 – “Caput”, sem prejuízo daqueles implícitos, constantes da própria Constituição, bem como, em legislação infraconstitucional.

Tais princípios deveram ser respeitados, sendo aplicáveis subsidiariamente a todos os atos perante a vida funcional, orientando até mesmo o gasto e forma devida do “vulgo dinheiro de caixinha”, Lei n° 2.043/1984.

Em referência aos princípios basilares aplicáveis ao procedimento supracitado, ressalte-se que todo agente público deve a eles se submeter quando responsável pelo empenho, sob pena de caracterizarem-se seus atos como ímprobos ou ilegais, contrapondo-se à essência da Administração Pública, ao interesse da coletividade e ao respeito do erário público.

Por fim, o servidor público antes de tudo deve sempre se orientar aos atos administrativos, visando à transparência, impessoalidade, economicidade, legalidade e moralidade na administração da “res” pública, utilizando-se ainda, de todos os meios legais e alternativas disponíveis para administrar todo e qualquer bem público.

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